SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SULAWESI UTARA

TugasĀ  :

Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD Provinsi, serta menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD Provinsi dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.

Fungsi :

  • Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD Provinsi;
  • Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD Provinsi;
  • Fasilitasi penyelenggarana rapat-rapat DPRD; dan
  • Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD Provinsi.

Bagian Umum

Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi dan kesekretariatan, rumah tangga dan perlengkapan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Fungsi :

  • Pemberian pelayanan administrasi dilingkungannya;
  • Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan;
  • Pengoordinasian pelaksanaan tugas;
  • Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan;
  • Penyelenggaraan rumah tangga dan perlengkapan; dan
  • Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub Administrasi Kesekretariatan mempunyai tugas :

  • Menyiapkan, meneliti dan melaksanakan administrasi surat-menyurat sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • Menggandakan dan mendistribusikan surat-menyurat;
  • Menyiapkan dan menyusun daftar inventaris, arsip dan dokumentasi;
  • Menyiapkan dan menyusun formulir isian database kepegawaian;
  • Menyelenggarakan administrasi kenaikan pangkat, pemindahan, pemberhentian, gaji berkala, kartu kepegawaian, KARIS/KARSU, BPJS, TASPEN, NPWP sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • Melaksanakan evaluasi kehadiran dan administrasi kinerja dalam pemberian tunjangan;
  • Mengusulkan penerima penghargaan, cuti, sumpah/janji, pengembangan dan kesejahteraan ASN;
  • Membuat daftar nominative dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK);
  • Fasilitasi pemberian bahan pembuatan pakta integritas ASN dan Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
  • Melaksanakan dan memfasilitasi urusan Keprotokolan DPRD;
  • Mengumpulkan, menyusun dan mengelola bahan publikasi dan informasi untuk kepentingan masyarakat;
  • Memfasilitasi penyampaian informasi DPRD kepada Pers, mass media, serta konfrensi pers;
  • Membuat dan menyusun laporan kegiatan; dan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas :

  • Melaksanakan pelayanan administrasi dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas;
  • Menyiapkan sarana dan prasarana pendukung penyelenggaraan rapat DPRD secara internal dan eksternal;
  • Merencanakan dan melaksanakan kebutuhan barang/unit;
  • Melaksanakan pengadaan, usul penghapusan barang, gedung dan rumah jabatan serta peralatan rumah tangga lainnya;
  • Melaksanakan pencatatan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan barang dan membuat daftar inventaris barang/kartu inventaris barang;
  • Melaksanakan, memfasilitasi penggunaan dan pemeliharaan kendaran dinas, kebersihan, keindahan, keamanan kantor dan rumah dinas;
  • Memfasilitasi pelayanan kesehatan;
  • Membuat dan menyusun laporan kegiatan; dan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Bagian Persidangan

Bagian persidangan mempunyai tugas melaksanakan urusan persidangan dan risalah, urusan perundang-undangan dan penyerapan aspirasi masyarakat serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Fungsi :

  • Pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya;
  • Penyusunan rencanan dan pelaporan kegiatan;
  • Pengoordinasian pelaksanaan tugas;
  • Penyelenggaraan urusan persidangan dan risalah;
  • Penyelenggaraan perundang-undangan dan penyerapan aspirasi masyarakat; dan
  • Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub bagian Persidangan dan risalah mempunyai tugas :

  • Menyiapkan dukungan administrasi persidangan dan rapat-rapat lainnya;
  • Menyiapkan pemandu acara, tata tempat persidangan dan rapat-rapat lainnya;
  • Menyusun rencana agenda dan skenario rapat;
  • Mengikuti dan memfasilitasi acara persidangan, rapat-rapat DPRD serta merekam, mencatat, dan membukukannya;
  • Membuat risalah, notulen, kesimpulan;
  • Menghimpun dan menginventarisir biodata dan membuat kartu anggota DPRD;
  • Melaksanakan pelayanan administrasi dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas;
  • Membuat dan menyusun laporan kegiatan; dan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub bagian Perundang-Undangan dan Penyerapan Aspirasi Masyarakat mempunyai tugas :

  • Melaksanakan pelayanan administrasi dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas;
  • Menyiapkan, menyusun, meneliti dan mengoordinasikan bahan penyusunan peraturan perundang-undangan;
  • Menyiapkan peraturan perundang-undangan sebagai bahan kajian untuk perumusan Peraturan Daerah, inisiatif DPRD, keputusan DPRD, keputusan Pimpinan DPRD;
  • Menyiapkan bahan pertimbangan hukum, melaksanakan telaahan hukum;
  • Melaksanakan sosialisasi Peraturan Daerah;
  • Memfasilitasi pelaksanaan reses anggota DPRD;
  • Mengatur penerimaan delegasi serta pengaduan masyarakat untuk menjadi bahan bahasan DPRD;
  • Memfasilitasi penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD;
  • Membuat dan menyusun laporan kegiatan; dan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Bagian Keuangan

Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan anggaran, pembayaran dan verifikasi serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Fungsi :

  • Pemberian pelayanan administrasi dilingkungannya;
  • Penyusunan rencana program anggaran dan pelaporan;
  • Pengoordinasian pelaksanaan tugas;
  • Penyelenggaraan urusan penyusunan program anggaran dan pelaporan;
  • Penyelenggaraan urusan berifikasi dan pembayaran; dan
  • Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub bagian Penyusunan Program, Anggaran dan Pelaporan mempunyai tugas :

  • Mengoordinasikan penyusunan program dan anggaran RENSTRA, RENJA, dan EPPA, LKPJ, LPPD, RPJMD, dokumen perencanaan lainnya;
  • Menganalisa dan menyusun rumusan penyelenggaraan perencanaan program dan anggaran;
  • Menyiapkan, menyusun, mengolah, meneliti laporan akuntabilitas capaian kinerja dan keuangan dokumen laporan kinerja dan keuangan lainnya;
  • Menyusun dan melakukan usul RKA, DPA SKPD dan perubahannya;
  • Melaksanakan pengendalian anggaran, penerimaan kas, pengeluaran kas;
  • Menyiapkan pengembangan sistem dan prosedur akutansi; dan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub bagian Verifikasi dan Pembayaran mempunyai tugas :

  • Melaksanakan pelayanan administrasi dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas;
  • Melaksanakan verifikasi keuangan dan pengarsipan dokumen lainnya;
  • Melaksanakan evaluasi dan penatausahaan keuangan;
  • Melaksanakan administrasi pembukuan;
  • Melaksanakan perbendaharaan;
  • Membuat daftar gaji;
  • Membuat dan menyusun laporan kegiatan; dan
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.